紙・Excel・情報共有・AI活用。小さな会社で取り組みやすい業務改善の考え方を紹介するブログです。
新しいツールを探す前に、毎日の仕事の中で「何度も発生する困りごと」を一つ選んでみましょう。大きな計画より、具体的な一つの作業から考えると、取り組む範囲を決めやすくなります。
たとえば、紙の日報をExcelに入力し直す、メールにある数字を別の表へ転記する、毎月同じ資料を集める、といった作業です。「事務が大変」ではなく、作業の名前まで書き出します。
入力そのものなのか、情報を探す時間なのか、担当者の確認待ちなのか。作業の順番と、困る場所を分けてみます。誰が・いつ・何を使っているかも添えると、改善の相談が具体的になります。
「入力を一度で済ませたい」「最新版の資料を迷わず開きたい」「担当者が休んでも手順がわかるようにしたい」。目指す状態を一文にします。
一つの業務について、①作業名 ②困る場所 ③目指す状態をメモしてください。改善前の所要時間や発生回数も記録すると、変更後に比べられます。
PISTRIXへの相談も、このメモから始められます。まだ整理できていなくても、いまの困りごとをお聞かせください。
※本文の作業例は説明用です。特定のお客様の支援実績や効果を示すものではありません。
Excelは、集計や一覧管理に便利な道具です。ただし、ファイルが増え、確認や転記に時間がかかるようになると、管理方法を見直す時期かもしれません。すぐに別のツールへ置き換えるのではなく、次の3点を確認してみましょう。
同じ情報を何度も入力している
顧客名や案件名、売上などを複数のファイルへ繰り返し入力している場合、作業時間だけでなく入力間違いも増えやすくなります。どの情報を、どこへ転記しているかを書き出します。
最新のファイルがわからなくなる
ファイル名に「最新版」「修正版」「最終」などが増えていたら、保存場所と更新担当を決める必要があります。誰が見ても同じファイルへたどり着ける状態を目指します。
特定の人しか手順を説明できない
数式やマクロ、更新手順を一人だけが把握していると、休みや担当変更の際に仕事が止まりやすくなります。入力、確認、共有までの流れを短く記録します。
今日できること
よく使うExcelファイルを一つ選び、①目的 ②更新する人 ③更新頻度 ④同じ情報を入力する別の場所、の4点をメモしてください。全体を一度に変えず、負担の大きい作業から小さく見直すと進めやすくなります。
PISTRIXでは、現在のファイルや作業の流れを確認し、続けやすい改善方法を一緒に整理します。
※本文の例は説明用です。特定のお客様の支援実績や効果を示すものではありません。